Équipes Microsoft C’est devenu un outil largement utilisé dans l’environnement de travail pour avoir une connexion directe entre les différentes personnes qui composent un groupe de travail. Dans celui-ci, vous pouvez, entre autres, discuter, envoyer différents types de fichiers ou planifier des réunions, le sujet dont nous allons parler maintenant et que nous trouvons extrêmement intéressant.

Actuellement, les réunions en ligne sont devenues le moyen le plus simple pour les différents employés d’une même entreprise, certains d’entre eux dans différentes villes et même plusieurs télétravailleurs, d’être présents pour discuter de problèmes importants qui ne pouvaient être résolus simplement en discutant ou en écrivant uniquement du texte.

Les entreprises technologiques telles que Microsoft ont réalisé cela et c’est pourquoi elles ont créé des plates-formes telles que Teams, qui sont clairement orientées vers tout ce qui a à voir avec le travail à distance, accordant cela les réunions sont beaucoup plus productives. C’est pourquoi il est important de savoir tout ce que nous offre ce paramètre du programme du géant américain de la technologie.

Types de réunion

Dans Microsoft Teams, nous pouvons parler de différents types de réunions, orientées de différentes manières et à des fins différentes.

• Réunions rapides: nous pouvons dire que plus que des réunions sont des appels vidéo de groupe pour le moment. Il n’y a pas de type de programmation, c’est-à-dire qu’à ce moment précis, plutôt par urgence, plusieurs membres de l’équipe ont besoin de se contacter et c’est pourquoi ces types de réunions ont lieu.
• Réunions à canal unique: En tant que Microsoft Teams, nous pouvons mettre plusieurs canaux différents, provenant de différentes parties de l’entreprise et avec différents employés, qui peuvent être répétés dans plusieurs canaux si nécessaire, il est également possible d’organiser une réunion avec un seul canal. Autrement dit, nous parlons d’une réunion rapide, mais uniquement avec les membres de l’un de ces canaux ou de la planification d’une réunion, mais uniquement avec le canal.
• Rencontres privées: Teams nous permet également d’avoir des réunions privées avec une personne spécifique pour discuter d’un problème et que personne n’a à découvrir.
• Réunions planifiées: ces types de réunions sont les plus graves, c’est-à-dire qu’elles sont planifiées à l’avance pour traiter d’un sujet précis et que les participants doivent être bien informés sur ce qui va être discuté. Vous pouvez même inviter des personnes extérieures au groupe de travail, mais c’est quelque chose dont nous parlerons plus tard, car ce sont les réunions dont nous allons parler.

Comment planifier des réunions

La façon de planifier une réunion est beaucoup plus simple que nous ne pouvons l’imaginer à un moment donné. Cela nous permettra d’envoyer l’annonce de la réunion à tous les participants bien à l’avance pour qu’ils se préparent et ne la rateront pas.

• Si ce que nous voulons, c’est réserver un rencontre avec les membres d’un chat il faut aller à Planifier une réunion qui est juste en dessous de la case où sont écrits les messages. message.
• Si nous ne voulons pas qu’une seule discussion entre dans la réunion, ce que nous devons faire est d’aller à Calendrier des équipes, situé sur le côté gauche de l’application, et cliquez sur Nouvelle réunion.
• Maintenant, nous devons sélectionner l’intervalle de temps sous la forme qui apparaît ci-dessous. Ici, nous pouvons mettre un titre, les personnes que nous voulons seront invitées et des détails concernant la réunion seront ajoutés.

• Une fois que nous avons terminé tous les détails de la réunion, il est temps de cliquer sur sauvegarder. Cela entraînera l’envoi d’une invitation dans les boîtes de réception de leurs e-mails respectifs à tous les participants.

Comment inviter des personnes extérieures au groupe de travail

Teams nous permet d’inviter des personnes extérieures au groupe de travail que nous avons à l’époque, à condition que nous connaissions leur adresse e-mail. Nous devons suivre ces étapes:

• Nous devons appuyer là où il est dit Ajouter les assistants nécessaires et nous sélectionnons Optionnel.
• Ensuite, nous écrivons le Adresse de courrier électronique douche personne.
• Il est maintenant temps de cliquer Inviter puis vous recevrez un e-mail avec le lien de la réunion.

Programmer une réunion de canal

Les étapes pour pouvoir planifier une réunion qui n’implique qu’un seul canal sont les suivantes:

• Nous sélectionnons Nouvelle réunion.
• Ensuite, nous mettons le nom d’une chaîne là où il est dit Ajouter une chaîne. Vous devez savoir que nous ne pouvons pas ajouter une chaîne différente une fois que nous avons envoyé l’invitation.
• Ensuite, nous ouvrons le Assistant de planification pour trouver le meilleur moment pour que notre réunion de canal ait lieu.

• Si nous voulons que cette réunion ait lieu de temps en temps, nous pouvons ouvrir le menu déroulant à côté de Il ne se répète pas (sous la date). Ensuite, nous choisissons la fréquence à laquelle nous voulons que cette réunion ait lieu ou sélectionnons directement Personnalisé pour créer notre propre fréquence.

Planifier des réunions sur un calendrier de chaîne

Si ce que nous voulons, c’est ajouter une réunion, mais directement à partir du calendrier de la chaîne, la façon de le faire est également assez simple et ne présente pas beaucoup de complications.

• Nous sélectionnons Ajouter un nouvel événement en haut du calendrier lui-même.
• Il est maintenant temps de cliquer et de faire glisser le curseur sur le calendrier pour sélectionner un bloc de temps spécifique.
• Nous pouvons également sélectionner la flèche à côté de Se rencontrer maintenant en haut de l’application en ouvrant le menu et en sélectionnant Planifier une réunion.
• Ensuite, le formulaire de programmation s’ouvrira avec le nom du canal déjà défini. Vous pouvez spécifier la personne à la main, sachant que tout invité que nous mettons n’aura pas accès au calendrier de la chaîne, devant s’ajouter à l’invitation à la réunion qui arrive.

Avec tout ce que nous avons dit, nous pouvons désormais maîtriser tous les types de réunions que nous pouvons faire dans Teams et nous savons comment les planifier pour que tous ceux que nous voulons puissent y accéder. C’est l’un des meilleurs moyens de réunir plusieurs personnes du même groupe de travail pour discuter du sujet spécifique sur lequel porte chaque réunion. Désormais, cette programmation n’a plus de secrets pour nous.